Penerapan Tertib Arsip sebagai Upaya Melakukan Perubahan Terhadap Sistem Pengelolaan Dokumen dan Arsip Pertanahan

  Radar Istana.Jakarta -  Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (ATR/BPN) setiap tahunnya menghasilkan arsip pertanah...

 

Radar Istana.Jakarta -

 Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (ATR/BPN) setiap tahunnya menghasilkan arsip pertanahan dengan volume tinggi. Mayoritas arsip yang dihasilkan juga tergolong dalam kategori arsip vital, di mana terdapat aspek hukum yang melekat. Sebagai upaya penataan arsip data pertanahan, Kementerian ATR/BPN memulai pencanangan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GASTN). 

Direktur Jenderal (Dirjen) Penetapan Hak dan Pendaftaran Tanah (PHPT), Suyus Windayana menyebut bahwa sudah saatnya melakukan perubahan terhadap sistem pengelolaan dokumen dan arsip yang ada. “Selain pengelolaan layanan publik, pengelolaan arsip juga bisa menjadi salah satu prioritas. Terlebih seperti pernyataan Pak Menteri di awal, kita memiliki 504 satuan kerja yang semuanya menghasilkan dokumen,” ujarnya pada Webinar yang menjadi rangkaian dalam kegiatan Pencanangan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GASTN) yang berlangsung secara daring dan luring bertempat di Aula Prona Kementerian ATR/BPN pada Kamis (12/01/2023). 

Suyus Windayana mengemukakan bahwa perlu adanya standarisasi terhadap ruang arsip dan ruang warkah. Selain itu, perlu adanya arsiparis yang mengerti tugas, pokok, dan fungsi, serta kode etik dalam pengelolaan arsip. “Masyarakat sudah capek-capek mengumpulkan data pertanahannya di kita, kita yang harusnya mengelola dengan baik, jangan sampai ada masyarakat yang dirugikan,” jelasnya. 

Dirjen Penanganan Sengketa dan Konflik Pertanahan (PSKP), R.B. Agus Widjayanto mengungkapkan, pada Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 10 tahun 1961 tentang Pendaftaran Tanah, terdapat ketentuan-ketentuan yang sangat memperhatikan warkah. “Karena warkah adalah bahan dasar diterbitkannya sertipikat tanah, yang mana meliputi dokumen fisik dan yuridis,” ujar Dirjen PSKP. 

R.B. Agus Widjayanto juga menjelaskan bahwa warkah yang baik juga harus memenuhi syarat formal yang mengacu pada bentuk dan kesesuaian isi yang sesuai dengan fakta yang sebenarnya. “Seperti kata Pak Menteri, warkah yang lengkap harusnya yang dapat menceritakan dan menginformasikan riwayat penerbitan sertipikat tanah. Sehingga ini dapat diterima sebagai alat pembuktian di pengadilan mana kala terjadi sengketa, konflik, dan perkara,” jelasnya. 

Turut hadir pula Kepala Pusat Data Informasi dan LP2B, I Ketut Gede Ary Sucaya. Ia mengungkapkan bahwa, sebenarnya pengelolaan arsip manual sama-sama memiliki biaya yang tinggi seperti halnya pengelolaan arsip digital. “Banyak yang dilakukan, misal kita perlu lakukan fumigasi, ruangan arsip yang perlu dipelihara dan lain sebagainya,” ujarnya. 

I Ketut Gede Ari Sucaya juga menjelaskan, saat ini Kementerian ATR/BPN masih terus mendorong implementasi transformasi digital. “Kementerian ATR/BPN telah melakukan beberapa langkah transformasi digital seperti penggunaan tanda tangan elektronik yang tersertifikasi, hak tanggungan elektronik, informasi pertanahan elektronik, naskah dinas elektronik hingga aplikasi Bhumi dan Sentuh Tanahku,” terang Kepala Pusdatin dan LP2B. 

(Zulham Daeng)